Архивы Документы — Страница 10 из 70 — О недвижке.ру

Как найти архив организации, в которой ранее работал – это вопрос, которым часто озадачиваются новоиспечённые пенсионеры. Сейчас только начинается эра модернизации кадрового документооборота, и в будущем справки для оформления пенсии уже не понадобятся. А пока кадровую документацию нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Федеральной службой по труду. Вы спросите – где хранить документы целых 75 лет? Ответ однозначный – в архиве фирмы вашей! А для этого нужно знать — как организовать архив и вести его.

Что такое архив организации

После того, как сотрудник увольняется, его личное дело уже ни к чему вам хранить в действующих делах, можно помещать его в архив. Просто выбросить кадровые документы нельзя, ведь 17 статья закона «Об архивном деле» обязывает все организации и даже предпринимателей хранить документы работников в течение сроков по перечню ФСТ. Сроки хранения документов указаны в полном перечне, образец которого вы можете вот тут посмотреть .

[wpsm_titlebox title=»Что такое архив организации» style=»3″]
Архив организации – это отдел компании, который комплектует, хранит и ведёт учёт документов, ставших уже неактуальными .
[/wpsm_titlebox]

В 1994 году распоряжением Правительства № 358 рекомендовано всем новорожденным организациям и предпринимателям разрабатывать положения об архиве, где описать, в каком порядке документы будут передаваться в госархив. При разработке положения можно принять за основу «Правила работы архивов организаций» от 06.02.2002г. они хоть и разработаны для государственных и муниципальных предприятий, но вполне подойдут и вам. Можно воспользоваться нашим бланком .

[wpsm_titlebox title=»Внимание!» style=»3″]
По требованию 13 статьи закона об архивном деле коммерческие фирмы не обязаны создавать архивы, но хранить документы должны.
[/wpsm_titlebox]

Поэтому и не обязательно под архивное хранение документов вам заводить целый отдел, особенно, если фирма небольшая. Достаточно выделить какое-то отдельное помещение и оборудовать его стеллажами.

Можно, конечно, договориться и со сторонними фирмами, которые по договору будут обязаны ваши документы хранить, но вы за это будете платить. Если документов немного, можно обойтись и своими силами. Даже архивариуса можно не принимать на работу, кадровик вполне справится с этим самостоятельно.

Как создать архив

Для начала нужно, конечно, оборудовать помещение. Можно специальные металлические шкафы приобрести, а можно просто полки смонтировать, на которых будут располагаться папки с документами.

Важно: в помещении не должно быть сыро – грибок быстро съест ваши дела! И нельзя допустить пожара или потопа, ведь 27 статьёй закона об архивном деле за несохранность предусмотрена и административная, и даже уголовная ответственность!

После того, как помещение оборудовано, нужно принять архивариуса – можно и совместителя. В большой компании целесообразно всё-таки нанять отдельную единицу и внести её в штатное расписание.

Обязанности архивариуса можно прописать прямо в трудовом договоре или в должностной инструкции. ( вот образец инструкции ).

Вот ваш архив и создан. Теперь будем его комплектовать.

Комплектация архива

За основу будем брать номенклатуру дел ОК: идентично ей составим и номенклатуру архива (номенклатура подробно описана в предыдущей статье).

Для начала архивные шкафы или полки разделим:

  • где будут храниться документы со сроком меньшим, чем 10 лет;
  • где с 10-летним сроком хранения;
  • а где с 75-летним.

Каждый шкаф для удобства пронумеруйте по индексу номенклатуры.

На полки будем помещать закрытые дела – папки, в которых накопилось уже 250 листов. И, конечно, личные дела уволенных работников.

Оформляем дела для архива

По правилам дела в архиве оформляются так:

  • дело обязательно нумеруется и прошивается (то есть, если ваше закрытое дело находилось в папке-скоросшивателе, все документы нужно вынуть, прошить и пронумеровать. Журнал регистрации к делу можно пришить сюда же);
  • обложка должна быть из твёрдой бумаги, скрепки все удалите;
  • приложите к делу опись – по порядку все документы в деле (это будет лист-заверитель);
  • собственная нумерация не имеет значения, нумеровать нужно сначала каждую страницу;
  • опись подпишите и поставьте дату;
  • на обложке оставьте место для случая, если фирма реорганизуется или ликвидируется, ведь дела будут переданы либо в фирму-правопреемницу, либо в городской архив.

Все утверждённые бланки документов можно найти вот тут: www.consultant.ru/document/cons_doc_law_40984

Куда передать архив

Пока ваша фирма существует, должен и архив существовать. Если реорганизуетесь, все ваши документы, в том числе и архив, перейдут к правопреемнику. Отдельный случай – ликвидация!

Если фирма обанкротилась или ликвидируется, при этом нет никакого правопреемства, то в соответствии с пунктом 9.7.1 Правил ведения архива, архивные документы должны быть переданы в государственный архив. Он есть в каждом городе и районе.

И не забудьте – при передаче дел составляйте опись и составляйте акт о передаче!

А теперь совет новоиспечённым пенсионерам или тем, кому нужны архивные выписки: на ваш вопрос о том, как найти архив организации, в которой ранее работал, ответ прост:
— если есть выход в интернет, наберите в поисковике «найти контрагента», на сайте налоговой службы введите данные организации и получите выписку об организации (адрес, новое название, если есть), туда и обратитесь;
— если фирма ликвидирована, идите в городской или районный архив.

Вот реальный опыт архивирования документов:

Архивы Документы — Страница 10 из 70 — О недвижке.ру

Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов и дел

Упорядочение дел управленческой документации постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу, сформированных в делопроизводстве, с полистным просмотром документов, формированием дела из россыпи документов, переформированием дела, систематизацией листов в деле, составлением заголовка дела, редактированием заголовка дела, нумерацией листов в деле, проверкой нумерации листов, простановкой архивных шифров и штампов на обложке дела, оформлением обложки дела, вклеиванием и оформлением титульных и заверительных листов, формированием обложки дела при отсутствии типографской

1 дело (до 100 листов)

Составление и оформление описей дел

Обработка дела научно-технической документации:

текстовой, сформированного в делопроизводстве, с полистным просмотром документов, формированием дела из россыпи документов, переформированием дела, систематизацией листов в деле, составлением заголовка дела, редактированием заголовка дела, нумерацией листов в деле, проверкой нумерации листов, простановкой архивных шифров и штампов на обложке дела, оформлением обложки дела, вклеиванием и оформлением титульных и заверительных листов, формированием обложки дела при отсутствии типографской

1 дело (до 100 листов)

графической, сформированного в делопроизводстве, с полистным просмотром документов, формированием дела из россыпи документов, переформированием дела, систематизацией листов в деле, составлением заголовка дела, редактированием заголовка дела, нумерацией листов в деле, проверкой нумерации листов, простановкой архивных шифров и штампов на обложке дела, оформлением обложки дела, вклеиванием и оформлением титульных и заверительных листов, формированием обложки дела при отсутствии типографской, фальцовка чертежей внутри дела

Это интересно:  Документы для страховой по ОСАГО после ДТП

Обработка дел управленческой и бухгалтерской документации временного хранения ( до 5-ти лет), сформированных в делопроизводство, составление заголовка дел, простановка шифров на обложках дела, составление описей

Обработка личного дела уволенного работника:

сформированного в делопроизводстве, с полистным просмотром документов, формированием дела из россыпи документов, переформированием дела, систематизацией листов в деле, составлением заголовка дела, редактированием заголовка дела, нумерацией листов в деле, проверкой нумерации листов, простановкой архивных шифров и штампов на обложке дела, оформлением обложки дела, вклеиванием и оформлением титульных и заверительных листов, формированием обложки дела при отсутствии типографской

Оформление заголовка корешка дела

Нумерация листов в деле

Перенумерация листов в деле

Составление внутренней описи документов в деле

Изготовление и оформление бирок к связкам дел по личному составу

Формирование связок дел, подлежащих хранению

Размещение коробок или связок на стеллажах

Перемещение дел в процессе упорядочения из структурных подразделений организации в рабочую комнату или архивохранилище, погрузочно-разгрузочные работы

Проверка наличия и состояния дел в ведомственном архиве по описям

Составление индивидуальной номенклатуры дел организации: проведение экспертизы ценности документов с полистным просмотром дел, определение сроков хранения дел, согласно законодательства, составление заголовков дел, редактирование заголовков дел, согласование статей номенклатуры дел, индексация статей номенклатуры дел, оформление номенклатуры дел машинописным способом

Оформление номенклатуры дел

Проведение экспертизы научной и практической ценности управленческой документации; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения

Выделение документов на уничтожение с истёкшими сроками хранения. (с полистным просмотром документов)
Составление и оформление акта о выделении дел к уничтожению в соответствии с установленными требованиями

Формирование связок дел, не подлежащих хранению

Вывоз документов с истекшими сроками хранения на уничтожение (с учетом транспортных услуг и погрузо-разгрузочных работ)

от 500 до 3000 кг

Переплетные и брошюровочные работы

Изъятие скрепок, скоб разброшюровка дел

Выемка документов из файлов

Переплет дела со стандартными листами формата А-4 и толщиной корешка от 6 до 10 см

Переплет дела со стандартными листами формата А-4 и толщиной корешка от 6 до 10 см

При больших объемах работ, стоимость услуг по архивной обработке, переплету или передаче документов в архив на государственное хранение, утверждается руководителем «Проект-Архив». Сроки исполнения зависят от вида и объема работ и могут занимать от одного дня до нескольких месяцев.

Оплата за оказанные услуги производится на условиях и в порядке, предусмотренных договором на архивную обработку документов. Разовые, платные услуги, не требующие длительного срока исполнения(например услуги по уничтожению документов), могут оплачиваться заказчиком без заключения письменного договора по счету.

  • Здесь можно получить информацию о местах хранения документов по личному составу, необходимых для подтверждения фактов стажа работы, учебы, награждения, места проживания в г. Москве, актов гражданского состояния.
  • Здесь можно получить информацию о местах хранения документов, необходимых для наведения справок о работе в организациях города Москвы.

При проведении работ мы соблюдаем и руководствуемся:

— Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
— Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
— Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
— «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения» (М., 2000 г.),
— Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558);
— Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 ред. 28.04.2011).

«Элар» оцифрует архивные документы в девяти регионах РФ

«Элар» оцифрует архивные документы в девяти регионах РФ В двух конкурсах Федерального архивного агентства на оцифровку архивных описей и документов региональных государственных архивов победила корпорация «Элар»

Москва
Сообщений: 6445
Регистрация: 7 фев. 2007
Рейтинг: 2640

В двух конкурсах на оцифровку архивных описей и документов региональных государственных архивов победила корпорация «Элар», говорится в ее пресс-релизе.

В результате победы в первом конкурсе корпорация переведёт в формат электронных баз данных описи государственных архивов Республики Коми, Республики Мордовия, Алтайского края, Псковской области и проиндексирует электронные образы фондов архива Ханты-Мансийского автономного округа — Югры.

По итогам второго конкурса «Элар» выполнит оцифровку документов государственных архивов Республики Северная Осетия — Алания, Воронежской и Нижегородской областей и Государственного исторического архива Чувашской Республики. В настоящее время работы по переводу описей и документов в электронный вид идут в девяти регионах России.

Санкт-Петербург, г.Пушкин
Сообщений: 1761
Регистрация: 18 окт. 2009
Рейтинг: 6690

Москва
Сообщений: 6445
Регистрация: 7 фев. 2007
Рейтинг: 2640

В рамках проекта были отсканированы ветхие экземпляры книг, содержащих данные о переписи населения (ревизские сказки) 18 века.
. 16.05.2013
На сегодняшний день ЭЛАР оцифровал уже 800 книг из 5500.
Только нигде не найду — откуда ревизии — РГАДА?
И где будут выложены и когда.

Здесь спросила об этом. Жду ответа.

г.Гатчина, Ленинградская область
Сообщений: 2583
Регистрация: 23 апр. 2008
Рейтинг: 1561

За Псковскую область — спасибо, хорошая новость.

Нисколько не умаляя заслуг «Элара» хочется спросить — только описи?

А хотя бы микропленки мормонские — можно? Или другие документы? Клировые ведомости, ревизские сказки?

Сколько примерно оцифровка будет длится?

А вообще, новость замечательная! Ура!

Москва
Сообщений: 6445
Регистрация: 7 фев. 2007
Рейтинг: 2640

Дата размещения извещения о проведении открытого конкурса и конкурсной документации на официальном сайте РФ «20» мая 2013 г.
Место и дата подведения итогов конкурса: г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;
24 июня 2012 г.

Наименование Государственного заказчика: Федеральное архивное агентство.

Предмет государственного контракта:

Лот№1 Оцифровка особо ценных документов из фондов РГБУ «Центральный Государственный архив Республики Северная Осетия-Алания».

Перевод в электронный вид 55 000 страниц особо ценных документов. Определяющим критерием выполнения работ является количество отсканированных образов страниц документов.
Массив представляет собой 500 (пятьсот) ед. хранения особо ценных документов включающие указы, циркуляры, приказы, постановления, распоряжения, протоколы, переписку, справки, отчеты, дела по размежеванию земли, рапорты, планы строительства, административные, географические карты и др., сшитые в дела. В среднем 60 листов в деле. Состояние архивных книг ветхое. Формат книг до А3. Заполнение листов 2-стороннее. Перед сканированием, книги расшивке не подлежат. Сканирование проводится в черно-белом режиме (формат выходного файла – JPЕG). Индексация по обложке дел по полям для осуществления поиска по отсканированному материалу.

Это интересно:  Документальное оформление

Лот№2 Оцифровка метрических книг до 1917 г. из фондов БУ «Государственного исторического архива Чувашской Республики» Министерства культуры Чувашии.

Лот№3 Выполнение работ по переводу документов казенного учреждения Воронежской области «Государственный архив Воронежской области» в электронный вид.

Лот№4 Выполнение работ по оцифровке документов и разработке справочно-поисковых средств к ним государственного казенного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области (Далее ГКУ МО ЦГАМО).

Лот№5 Выполнение работ по переводу документов ГКУ Центральный архив Нижегородской области в электронный вид.

Сроки выполнения работ: не позднее чем через 120 (сто двадцать) календарных дней с даты заключения государственного контракта.

Срок подписания контракта: Победитель конкурса обязан не ранее 10-го и не позднее 15-го дня с момента размещения на официальном сайте протокола оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе подписать переданный ему проект контракта и представить его Заказчику. Заказчик, в свою очередь, подписывает государственный контракт после получения не позднее 20-го дня со дня размещения на официальном сайте протокола оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе.

Виды документов

Какие основные виды документов и сколько лет необходимо их хранить?

1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):

  • приказы по основной деятельности
  • журнал регистрации приказов по основной деятельности
  • штатные расписания
  • структура организации
  • номенклатура дел
  • описи дел
  • акты об уничтожении дел и утрате документов
  • целевые программы информатизации
  • прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
  • годовые планы и отчеты
  • годовые бухгалтерские балансы
  • годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
  • годовые сметы и др.
  • уставные документы
  • документы о приватизации
  • реестры акционеров
  • реестры владельцев ценных бумаг
  • списки лиц, имеющих право на дивиденды
  • журналы, книги учета работы с акциями
  • заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
  • гранты
  • лимиты
  • паспорта сделок
  • документы о благотворительной деятельности
  • и другие документы
  • приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
  • журналы регистрации приказов по личному составу
  • штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)
  • личные дела работников
  • личные карточки форма Т-2
  • трудовые договоры с физическими лицами
  • журналы регистрации трудовых книжек (50 лет)
  • лицевые счета работников
  • расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)
  • сведения о совокупном доходе работника за год
  • индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)
  • списки работников на производстве с вредными условиями труда
  • табели и наряды работников вредных профессий
  • акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)
  • акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.
  • и другие документы
  • приказы на отпуска и командировки
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности
  • договоры с юридическими лицами
  • документы по госзакупкам
  • акты о приеме выполненных работ
  • бухгалтерские документы
  • путевые листы
  • и другие документы

Наводим порядок в архиве

Удивительны архивы в коммерческих структурах. Помещение, забитое коробками и стеллажами. Кое-где, как одинокие маяки, стоят разделители…. Неподписанные дела и короба. Чтобы что-то найти, нужно поработать грузчиком, переставляя короба из одной стопки в другую, одновременно проверяя их содержимое. Кто-то когда-то знал, что и где тут лежит (или должно лежать), но люди уходили, а вместе с ними ушли в небытие и эти знания.

И в этот самый момент «сверху» спускается команда – навести порядок в архиве. Неподготовленного человека среднестатистический коммерческий архив может повергнуть в легкий шок: за что хвататься?

Начнем с систематизации

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании положения об архиве и экспертной комиссии. Если их нет, типовые образцы можно найти в интернете. Пока вы не знаете специфики работы архива организации, доработать эти положения не получится. Поэтому для начала их можно принять в типовом виде.

К «разбору завалов» будь готов!

  • Перед тем как приступить к «разбору завалов», попросите выделить вам рабочий халат, иначе к концу рабочего дня вас будет не узнать. Халат лучше выбрать темного цвета.
  • Если архив в очень запущенном состоянии, возможно, вам потребуются респиратор и перчатки.
  • Бумага сильно сушит руки, поэтому стоит позаботиться и о хорошем креме для рук.

Теперь можно начинать систематизацию. Если есть описи – это уже хорошо. Но часто оказывается, что они устарели. В промежутке между уходом предыдущего заведующего архивом и приемом на работу нового проходит какое-то время, когда перемещение дел происходит произвольным образом, а новые поступления не учитываются. Описи необходимо пересмотреть и сопоставить с имеющимися в архиве документами. Если хотя бы часть совпадет, вы облегчите себе работу, а ее предстоит очень много. Но, как показывает практика, на такое везение особенно рассчитывать не приходится. Чаще выясняется, что вся информация об архиве не оформлена на бумажных носителях.

Всем полкам и коробам присваиваются порядковые номера, т.е. без учета специфики хранившихся там документов. Короба нумеруются отдельно, полки – отдельно. Делать это проще с помощью клеящихся бумажек, на которых пишутся номера. Даже если нумерация уже существует, лучше ввести свою, особенно если прежние номера имеют индексы.

Разберемся со сроками хранения и составим опись дел

Затем наступает пора самой сложной работы – составления описи хранящихся дел. Сначала готовится черновая опись, которая послужит информационной базой для систематизации архива, а потом превратится в электронный справочный аппарат к архиву.

Каждое дело нужно просмотреть на предмет сохраняемых документов и сроков их хранения, определить, к какому подразделению оно относится, когда было создано. На корешок каждой папки или на первую обложку скоросшивателей нужно наклеить этикетку с номером. Номера также присваиваются поточно, без учета вопросов, подразделений, в которых эти дела составлялись, места хранения и других особенностей. На короба, в которых хранятся дела, наносится информация о начальных и конечных номерах сохраняемых в ней дел. Делать отметку о делах, хранимых на полках, необходимо только в том случае, если дела стоят в два ряда. Чтобы различить дела, хранящиеся на полках и в коробах, можно к номеру добавить индексы «п» и «к» соответственно.

Это интересно:  Справки и документы при увольнении работника в 2020 году - что должны выдать

Название дела (документарный состав)

Крайние даты (годы создания докуметов)

Приказы (приказы по командировкам)

Переформировать с выделением дел 5-летнего срока хранения

Приказы о приеме на работу (приказы о приеме на работу в Московском офисе)

Командировки (Первичная документация: чеки, счета, билеты)

Опись дел лучше подготовить с использованием программы MS Excel, подключив функцию фильтра, – это облегчит подготовку выборки документов по подразделениям.

Срок хранения документов определяется по перечню документов. Если у вас есть вышестоящая организация, часто перечни с указанием сроков хранения составляет она, и чтобы определиться со сроками, необходимо пообщаться с руководством архива этой организации. Возможно, установленные ими сроки хранения дел превышают те, которые указаны в типовых перечнях.

Если вышестоящей организации нет, срок хранения документов определяется по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден руководителем Росархива 06.10.2000, в ред. от 2710.2003) и Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).

Если в одном деле есть документы временного и длительного сроков хранения, то срок хранения дела устанавливается по максимальному значению. Когда такой подход неоправдан, дело подлежит расформированию и разбивается на два или больше дел, затем к номеру дела через дробь присваивают индекс, а в таблицу добавляют дополнительную строку. Дела, образовавшиеся из расформированного дела, хранят рядом в одном коробе или на одной полке.

Срок хранения дел определяется по нормативам, которые действовали на момент создания документов. Так, в отношении документов, созданных до 2000 г., будет применяться Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом 15.08.1988, или предыдущие версии перечня документов, составленного всышестоящей организацией.

Если в компании нет оригинала документа, а только его копия, то ей присваивается срок хранения оригинала. Обычно это относится к документам юридического и финансового департамента. Поэтому после того, как архив будет описан, нужно проверить документы на предмет соотношения копий с оригиналами. Для упрощения работы, даже если можно установить дату изготовления копии, в описи проставляется год выпуска оригинала. Копиям, оригинал которых не был обнаружен, присваивается срок хранения оригинала.

Все ненужное – уничтожить

Далее необходимо решить вопрос о списании документов, срок хранения которых истек. Изначально это должно быть согласовано с руководством компании. Если руководство компании придерживается мнения, что уничтожать ничего не нужно, данный этап можно пропустить. Если вопрос о списании документации решен руководством положительно, предстоит работа с руководителями подразделений. Как правило, начальники отделов не хотят заниматься списанием, потому, что это дополнительная работа, а также из страха, что что-то может понадобиться в будущем.

Для списания документов нужно сформировать экспертную комиссию в составе не менее трех человек. Вопрос о списании документов рассматривается на заседании экспертной комиссии. Результаты работы комиссии оформляют в виде протокола.

Помните, что срок хранения документов – это не тот срок, после истечения которого дело должно быть уничтожено, а срок, после истечения которого можно начать рассмотрение вопроса об уничтожении документов.

Решение о списании документов может приниматься только генеральным директором. Оно оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

После уничтожения документов не забудьте сделать отметку об удаленных делах в описи или просто перенести их в другую опись.

Сейчас, когда в архиве стало свободнее, можно расставить все дела по тематике и в хронологическом порядке, не забывая при этом внести изменения в опись и на короба.

Дела постоянного и длительного срока хранения хранят раздельно. Если ваша компания передает документы на аутсорсинг, выгоднее всего передавать именно эти дела, т.к. они реже требуются в работе, и компания может сэкономить на доставке документов.

После этого необходимо систематизировать записи в описи в соответствии с порядком хранения документов в архиве. Можно перенести дела по каждому подразделению или дела, хранящиеся в разных местах, на отдельные листы, а можно продолжать работу в одной таблице. Если в компании есть система электронного документооборота, можно начать заносить в нее информацию. На этом же этапе разрабатывается индексация дел в соответствии с тематикой и местом хранения. Поточные номера на делах заменяют на новую индексацию. Теперь эта опись станет вашей электронной информационной базой, облегчающей поиск документов в архиве.

В случае необходимости в архиве устанавливают указатели с наименованиями подразделений или годов.

Осталось оформить документы

Сотрудники архива должны вести следующие учетные документы:

  • Книга учета поступления и выбытия документов;
  • описи дел (отдельно постоянного, временного сроков хранения и по личному составу);
  • реестр описей и др.

Полный перечень необходимых учетных документов и их образцы можно найти в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009).

Работа с документами архива

  • Так как дела в архивах организации должны храниться не прошитыми, а собранными в скоросшиватели и папки, выдавать все дело целиком, как это практикуется в государственных архивах, не следует. Сотруднику удобнее выдавать отдельный документ, а на его место вкладывать лист-заместитель или выдавать копию запрашиваемого документа.
  • Необходимо вести учет выданных документов. Это нужно делать таким образом, чтобы сотрудник своей подписью мог засвидетельствовать изъятие документа из дела.
  • Хорошо, если удастся организовать место для работы с архивными документами на территории архива и не выносить документы из помещения.

Ю.В. Еремеева, зав. канцелярией,
член Клуба профессиональных секретарей

Статья написана по материалам сайтов: pravo-v-dele.ru, proektarhiv.ru, forum.vgd.ru, arhivdocument.ru, www.profiz.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector